Gabriela MalufOs sistemas de integridade organizacional estão cada vez mais elaborados para englobar a vasta variedade de situações em que as condutas de colaboradores e parceiros podem comprometer a reputação da organização, além do risco de multas. Por isso, é fundamental compreender quais são as práticas mais eficazes a serem implementadas.
O primeiro passo para desenvolver um sistema de integridade é definir quais comportamentos a empresa espera de seus funcionários e outros stakeholders, disseminando esse entendimento para fortalecer uma cultura de compliance baseada em práticas eficazes. Embora cada organização tenha suas peculiaridades, algumas diretrizes são amplamente aceitas como padrão, ajudando a empresa a minimizar riscos de não conformidade, práticas ilegais ou ações antiéticas.
A seguir, explore as melhores práticas de um sistema de integridade.
Melhores Práticas para o Sistema de Integridade
Como já destacado, cada organização tem suas particularidades, mas existem práticas que podem ser amplamente aplicadas. Veja a seguir algumas sugestões:
Presentes, brindes e hospitalidade
As empresas precisam definir regras claras sobre a oferta e aceitação de presentes ou brindes, assegurando que essas ações não causem conflitos de interesse ou favoreçam a corrupção. As práticas recomendadas são: implementação de limites financeiros, proibição de presentes de alto valor e registro detalhado de qualquer benefício oferecido ou recebido.
Interações com o poder público
Lidar com o setor público requer ética e transparência, com total proibição de pagamentos indevidos e o registro de todas as interações de forma que possam ser auditadas, em conformidade com as leis anticorrupção.
Conflitos de interesse
Para evitar problemas relacionados a conflitos de interesse, a organização deve exigir que funcionários informem potenciais conflitos antes de decisões relevantes. Os treinamentos para identificar essas situações e um processo estruturado para resolvê-las são fundamentais.
Due Diligence
Realizar Due Diligence com rigor na escolha de fornecedores, parceiros comerciais e em processos de fusão é essencial. Também é fundamental verificar se esses parceiros seguem as leis e normas aplicáveis, evitando associações com práticas antiéticas.
Contratação de intermediários
Para contratar consultores ou representantes comerciais, é importante realizar verificações que chequem se os intermediários não estão expondo a empresa a práticas ilegais. Contratos formais, exigência de relatórios e revisões periódicas são exemplos de boas práticas.
Prevenção à lavagem de dinheiro e terrorismo
É vital que as empresas estejam em conformidade com normas globais de combate ao terrorismo e prevenção à lavagem de dinheiro. Práticas como a implementação de políticas KYC, monitoramento constante de transações e treinamentos periódicos são indispensáveis.
Responsabilidade social
A responsabilidade social deve ser integrada ao sistema de integridade, com iniciativas que gerem impactos positivos na sociedade e no meio ambiente, tais como apoio a projetos comunitários e redução de impactos ambientais.
Direitos humanos
A empresa deve ter certeza de que suas operações respeitam os Direitos Humanos, evitando exploração ou discriminação. Auditorias e políticas inclusivas são boas práticas para manter esse compromisso.
Diversidade e inclusão
Promover diversidade e inclusão é essencial. Criar programas que valorizem a representatividade e realizar treinamentos sobre vieses inconscientes ajudam a construir um ambiente mais equitativo.
Saúde e segurança no trabalho
Implementar normas de segurança e saúde ocupacional protege colaboradores e reduz riscos ambientais. Auditorias regulares e o uso de tecnologia podem otimizar esses processos.
Auditoria de integridade
Auditorias periódicas, internas e externas, são indispensáveis para a eficácia do sistema de integridade. Esses processos devem ser independentes e trazer recomendações claras para melhorias.
Canais de denúncia
Ter canais de denúncia acessíveis e seguros é fundamental. Tanto os funcionários, quanto os terceiros devem ter a garantia de confidencialidade e proteção contra retaliações, com feedback claro sobre suas denúncias.
Legislação de defesa da concorrência
Para evitar problemas com leis antitruste, é necessário adotar políticas rígidas, treinamentos e auditorias que impeçam práticas como a formação de cartéis.
Treinamento
A cultura de compliance deve ser reforçada por meio de treinamentos regulares, adaptados a todos os níveis da empresa, e estratégias de comunicação interna que destaquem a importância da integridade.
Gestão de dados
O gerenciamento adequado de dados sensíveis é fundamental. As diretrizes internas sobre gestão dos dados devem estar respaldadas por sistemas de segurança robustos e atualizados constantemente.
Proteção de dados pessoais
As empresas devem seguir normas como a LGPD, garantindo a segurança dos dados por meio de auditorias e treinamentos.
Doações e patrocínios
Transparência é fundamental em doações e patrocínios. Critérios claros e auditorias garantem que essas ações estejam alinhadas às políticas da empresa.
Conclusão
Para que o sistema de integridade acompanhe o dinamismo do mercado, a empresa deve realizar monitoramentos constantes, ajustando práticas conforme evoluem as normas regulatórias e operacionais. Dessa forma, as políticas de compliance serão mais eficazes, na detecção de condutas inadequadas precocemente.
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