Investigando suborno na ISO 37001

A ISO 37001 estabelece requisitos específicos quando é identificado suborno dentro dos processos do sistema de gestão antissuborno de acordo com o requisito 8.10

Segundo a ISO 37001 a organização deve estabelecer procedimentos para:

– Requerer uma avaliação e, onde apropriado, investigação de qualquer suborno, ou violação da política antissuborno ou do sistema de gestão antissuborno, que seja relatado, detectado ou razoavelmente suspeito.

O requisito 8.10 a) da ISO 37001 acima relatado determina que quando identificado a questão seja avaliada e investigado. Os meios para que essa identificação seja realizada o próprio requisito estabelece, como quando relatado, ou detectado por controles internos ou que sejam identificados por suspeita.

O requisito 8.10 da ISO 37001, referente a forma da organização investigar e lidar com o suborno continua, estabelecendo que os procedimentos:

– requeiram ação apropriada  nos caso da investigação revele suborno ou qualquer violação com a política ou sistema de gestão;

– deem poder e capacidade aos investigadores;

– requeiram cooperação na investigação por pessoal pertinente;

– que os resultados sejam relatados para função compliance antissuborno e outras funções;

– que requeiram que a investigação seja conduzida de forma confidencial e que os resultados das investigações sejam confidenciais.

Os requisitos são bem claros em relação aos procedimentos de investigar e lidar com suborno, porém cabe cada organização estabelecer seus próprios procedimentos seguindo o mínimo que a Norma determina.

É uma boa prática que a função compliance seja, preferencialmente, a destinatária de quaisquer relatórios com suspeita de suborno ou suborno real ou violação dos controles antissuborno.

Obviamente como qualquer investigação, a investigação não deve ser conduzida por uma pessoa ou função que esteja envolvido na questão, portanto é necessário aplicar procedimentos de conflito de interesse nesse caso.

• Fatores importantes na investigação devem ser considerados como:
• Leis aplicáveis
• Segurança pessoal;
• Risco de difamação ao fazer declarações;
• Proteção da pessoa que fez o relato;
• Potencialidade de responsabilidade criminal, civil e administrativa, bem como danos;
• Qualquer obrigação legal ou benefício para organização de se reportar as autoridades;
• Manutenção da confidencialidade.

Todos esses itens fazem parte das diretrizes da ISO 37001 como anexo orientativo, e devem ser levados em consideração para implementação dos procedimentos dentro das organizações.

Quando encerrado os procedimentos adotados para investigação a organização deve ter subsídios suficientes para tomada de decisão, e esta decisão deve ser documentada em todos os níveis necessários.

Após a conclusão da investigação e das respectivas tomadas de decisão, a organização deve analisar criticamente os procedimentos antissuborno da ISO 37001 e do programa de compliance interno para buscar melhorias dentro de seus processos.

Esse requisito exemplifica um dos maiores benefícios da ISO 37001 aos programas de compliance, a melhoria contínua. Como todos requisitos da Norma, se implementados de acordo promovem melhorias constatastes ao processo quando aplicados.