Importantes Ponderações para Empresas de Pequeno e Médio Porte

As organizações já estão conscientes que não há mais espaço para desconhecerem sobre Programas de Compliance/Integridade, pois todos os dias somos bombardeados de escândalos empresariais, em virtude da falta de conduta ética por parte de seus profissionais.

Uma coisa é certa, se agíssemos sempre corretamente não precisaríamos de qualquer Programa de Compliance/Integridade. Mas, como seres humanos, erramos, e por vezes, INTENCIONALMENTE.

No meu artigo “Implementação de programa de integridade”, menciono sobre as possibilidades de orientações/guidances disponíveis (leis, orientações CGU, etc.), bem como os principais mecanismos de controle. Neste texto, vislumbro um passo anterior, primordialmente para direcionar a pequena e média empresa, quando requer se adaptar para atendimento às exigências e/ou demandas externas, todavia não dispõe de capacidade financeira para contratação de uma consultoria ou profissional que melhor o oriente quanto à metodologia a ser seguida.

O momento em que o empresário/administrador identifica essa necessidade, como também pondera os benefícios inerentes ao implementar os mecanismos de Compliance/Integridade na sua empresa, já é o início deste processo, pois a CONSCIENTIZAÇÃO DA ALTA ADMINISTRAÇÃO é o primeiro passo. Nesta oportunidade, deve-se avaliar qual o fim proposto para esta implantação, a saber: Atendimento à licitação ou a requerimentos? Demanda de um cliente? Ou, o simples fato que deseja aprimorar suas rotinas operacionais, preocupando-se com o comportamento dos seus funcionários e a reputação organizacional?

Esse questionamento é essencial, por quê? Porque o objetivo precisa ser definido!

A empresa de pequeno e médio porte possui uma estrutura administrativa reduzida ou quase nenhuma, quando por exemplo, os serviços contábeis e de folha são terceirizados. Neste cenário, o empresário/administrador, talvez até sozinho, necessite refletir o que deseja alcançar para então dar o 1º passo.

Cabe, de imediato, a visita ao site da CGU e leitura de materiais orientativos, os quais abordam de maneira mais simples como atender as novas exigências do mercado, no que tange à transparência e conduta ética:

• Cartilha – Integridade Para Pequenos Negócios
• Cartilhas do Comprador e Fornecedor

Então, após leitura, tem que refletir a respeito do que mais expõe a sua empresa, ou seja, qual a operação que deve ser mais “cuidada”, orientada e documentada. A aplicação dos mecanismos de integridade que visam combater os atos ilícitos deve ser iniciada na área que dispõe de maior risco.

Essa área deverá ter um canal direto e transparente com o proprietário/administrador. Em seguida, diversos treinamentos sobre conduta, comportamento profissional, diálogos com terceiros deverão ser exemplificados para que a mensagem seja clara. Os manuais orientativos devem ser simples e objetivos. O Código de Conduta será o primeiro, talvez único, se nele puder condensar todos os pontos importantes esperados por seus funcionários e por aqueles que interagem ou diretamente com a empresa, ou até a representa perante terceiros.

É importante disponibilizar um contato direto com o empresário/administrador, de preferência um e-mail específico para relatos sobre suspeitas de violações relativas às questões comportamentais com acesso interno e externo, por terceiros.

O passo a passo, como supracitado da implementação em si, consta em outro artigo, é só consultar, aqui meu objetivo é clarear essa fase inicial!

Por fim, a outra consideração fundamental é: Qual seu nível de interação com o poder público que poderá ensejar em ato de suborno? Para esta situação, toda a atenção deve ser dada, como: objetividade e transparência nas ações, conduta íntegra e clara frente aos entes governamentais, não permitir segundas intenções ou duplo sentido nas conversas, considerar sempre reuniões formais e registradas, além de prover adequada salvaguarda das documentações comprobatórias.

Muito cuidado, para os consultores/advogados quando estes estiverem representando a empresa, os contratos firmados com estes profissionais deverão prever questões de conduta ética e sanções quando do não cumprimento, sobretudo quando da quarteirização dos serviços, como subcontratação de “despachantes”. Lembrem de incluir como anexo o seu Código de Conduta para que este seja respeitado e considerado na prática de todas as ações inerentes ao contrato. Por isso, SEMPRE realizem consultas prévias à contratação, existem diversas ferramentas de consulta gratuitas e pagas, elas são essenciais para proteger a reputação da sua empresa.

Para empresas de pequeno e médio porte, as ações direcionadas e aplicadas de acordo com a necessidade são mais eficazes em relação à implementação full de um Programa, pois subjetiva os aspectos essenciais que efetivamente as protegerão. Desta forma, cabe realizar ponderações prévias, quanto ao objetivo desejado, mapeando adequadamente o campo de atuação, por conseguinte reduzindo burocracias administrativas e incrementando transparência das suas operações.