Conflito de interesse, como detectar a sua ocorrência?

Acredito que o tema mais relevante a ser discutido, quando tratamos de postura ética na organização, é Conflito de Interesse. Ao compartilhar o Código de Conduta com empregados e terceiros, cabe uma atenção especial para devida amplitude e situações práticas que permitem a existência de Conflito em uma determinada operação/transação.

A melhor forma de explicitar as formas do Conflito é por meio de uma comunicação eficaz, pilar essencial na implementação da estrutura do programa de integridade. A comunicação ocorre por meio de comunicados, treinamentos, orientações, cartilhas, e claro, ATITUDE, principalmente daqueles que influenciam e estão mais expostos aos riscos relativos ao Conflito.

No momento em que se realiza o mapeamento de riscos da organização para o requisito Conflito, normalmente, avalia-se as áreas /níveis hierárquicos que são suscetíveis, exemplos: No departamento de compra há um “red flag” relativo aos profissionais da área por sua exposição constante às negociações frente a terceiros. Para tanto, requer a garantia da realização de compra que vise atender restritamente às necessidades da organização, implementando ferramentas específicas e hierarquia de aprovações/revisões.

Red Flag

No que tange ao nível hierárquico há um “red flag” para os gestores por estes possuírem o poder decisório. Deve desenvolver um mapeamento sobre as suas aprovações, tomadas de decisão, e possíveis conflitos inerentes, considerando, por exemplo, questões relativas a relacionamentos pessoais, investimentos financeiros, relação com empresas concorrentes, dentre outras situações. E por fim, implementar procedimentos, a exemplo, declarações e formulários com questionamentos direcionados para este fim, prevenindo-se de uma tomada de decisão prejudicial à organização.

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Mapeamento de riscos

O adequado mapeamento de riscos no que tange Conflito de Interesse viabiliza uma eficiente implementação de controles. Contudo, o risco permeia em qualquer nível hierárquico e em qualquer área, pois diariamente existem situações, as quais convergem no desvio de finalidade.

É importante salientar um outro ponto, o excesso de confiança que pode culminar na existência de um Conflito, neste caso torna-se mais difícil sua mitigação, por existir uma “nuvem” quanto ao término da confiança e início do conflito.

Firmas de consultoria

Neste cenário, encontram-se as firmas de consultoria, as quais auxiliam as organizações na estruturação de seus processos, e por meio de diversas soluções, reforçam o ambiente organizacional, concomitantemente, culminam por influenciar as decisões organizacionais, principalmente, as relativas à alta administração.

As firmas, por vezes, participam inclusive das operações rotineiras, obtendo acesso às informações privilegiadas, sejam estratégicas ou concorrenciais, interferindo diretamente nas ofertas futuras de serviço por conhecer exatamente o modus operandi da organização.

O caso mais famoso ocorreu em 2001 nos Estados Unidos, envolvendo as empresas Enron; Arthur Andersen (o “maquiamento” das informações não será abordado, uma vez que não é pauta desta publicação), onde ensejou no advento da Lei Sarbanes Oxley, 2002, que dentre suas determinações, instituiu o PCOAB (Public Company Accounting Oversight Board), com objetivo de fiscalizar auditores e, proteger os interesses dos investidores.

Nesse momento, suscitou a reflexão quanto às regras e ao limite na oferta de serviço de assessoria empresarial, sendo que o mais notório é quem audita, não implementa! Apesar de aparentar uma regra simples, muitas vezes, não é percebida, nem cumprida, por quê? O ponto é que quando saímos de uma visão regulatória fica mais difícil para os profissionais, consultores/auditores, se auto intitularem como impedidos, na ânsia de permanecer prestando serviço ao cliente.

Quando inexiste o “conflito determinado por lei/regulamento”, como respeitar a Ética Profissional?  Quando não há uma percepção do cliente, por existir extrema confiança e ao mesmo tempo o desconhecimento de questões principiológicas de imparcialidade, independência e definição de limites quanto à realização de alguns serviços? Afinal, são temas familiares aos profissionais, trata-se de uma “linguagem técnica” que muitos gestores desconhecem.

Almeja-se que estes profissionais implementem processos nas organizações e acompanhem a curva de maturidade, validando a transferência gradativa de conhecimento ao cliente, confirmando o valor auferido, para que outros temas importantes possam ser desenvolvidos, dando a oportunidade a um efetivo desenvolvimento organizacional.

O Conflito de Interesse, de forma macro, pode ser detectado por meio de mapeamentos, avaliações internas, dentre outras ferramentas para este fim, mas o comportamento ético de cada um que mitiga efetivamente a sua ocorrência, quando há a percepção que uma determinada situação não está sendo imparcial, gerará questionamentos futuros e/ou não atende a finalidade da organização, o profissional imediatamente deve identificar-se como impedido.

A organização precisa, constantemente, tratar de possíveis situações de Conflito, expondo, discutindo, exemplificando, para que os empregados tenham o conhecimento necessário sobre Conflito, elencando situações corriqueiras, e assim, todos terão o devido entendimento e na dúvida, questionará, conversará com o departamento responsável impedindo sua ocorrência.

O “red flag” relativo ao Conflito quando transparente e direcionado é tratado e permite a clareza que uma determinada operação/transação não prejudique a organização e impeça desvios e até fraude, na situação extrema. Por outro lado, quando não há a publicidade nem a transparência no caso em concreto, prejudica não apenas a organização, como a própria imagem dos envolvidos, pois a Ética Profissional não está limitada às questões regulatórias, nem legais.