Compliance Officer: monitoramento das pendências e atualização de documentos

O papel árduo do Compliance Officer no monitoramento das pendências e na atualização de documentos para retroalimentar a cadeia de processos internos em busca da melhoria contínua.

Para o Compliance Officer, responsável por equilibrar as demandas legais e reputacionais de uma organização, fica muitas vezes, difícil de visualizar como incluir novas demandas e ainda dar continuidade às antigas. Se torna mais desafiador, quando a empresa já possui uma estrutura organizacional centralizada, onde para as subsidiárias, elege-se um único responsável para todo esse monitoramento. Como ser efetivo?

Um pilar básico, mas acredite, muitas vezes pouco discutido, é a definição da responsabilidade desse Gestor e o que é esperado da sua área. Pela velocidade das demandas e mudanças de cenário, as responsabilidades acabam sendo genéricas, sendo segregadas em 5 a 10 bullets, e permitindo uma abrangência de atividades que divergem da realidade do profissional. Por isso, é necessário que no momento em que ocupar o cargo ou a cada início de exercício, o Gestor identifique exatamente qual é seu campo de atuação. Essa definição precisa sair do Annual Performance Plan (APP) para uma Matriz. Ressalta-se que as responsabilidades de desenvolvimento pessoal não são trazidas para esse documento, por restringe-se às atividades operacionais.

Nessa Matriz de Atividades, a 1ª sheet deve contemplar os mesmos bullets do APP. Trata-se de um documento guia para revisão, pois o Gestor utilizará para organização de suas demandas, com consultas diárias e matinais!!! A partir da 2ª sheet, será criada uma planilha específica para cada bullet, contemplando exatamente o status de cada atribuição.

Por exemplo, o Compliance Officer tem como atribuição:

1. Assegurar e Monitorar Compliance Regulatório;
2. Revisar e Definir Políticas;
3. Treinar Colaboradores;
4. Conduzir Investigações; e,
5. Auditar Key-areas.

A 1ª sheet deverá contemplar essas atribuições, e em suas colunas destacar sua evolução ao longo do ano, tais como: concluído, em andamento, não iniciado, em atraso, entre outros, com destaque para os itens que requerem uma ação especial. A partir da 2ª sheet, cada item ocupará toda a planilha e nesse documento estarão elencadas as atividades inerentes para efetiva conclusão, incluindo as quais estão sendo realizadas, bem como as novas demandas.

[optin-cat id=2617]

Com base no exemplo acima, o item “Treinar Colaboradores” contemplará todos os treinamentos sob a responsabilidade da área, ou seja, aqueles conduzidos/gerenciados pelo Compliance Officer, como aqueles organizados por outros gestores que impactam/interagem nos temas monitorados pelo Compliance e em cada coluna incluirá os meses por exercício, para atualização dos esforços realizados.

Essa visão gerencial-macro por meio de um único controle permitirá que diariamente, após leitura dos e-mails e recepção das variadas demandas pelos diversos meios de comunicação, se retroalimente esse documento, principalmente no que tange às reuniões, pois normalmente, são as que mais exigem mudanças e alteram as prioridades organizacionais.

Trata-se de uma forma simples, com ou sem sistema, em que o Gestor tem 100% de controle sob as suas demandas e consegue organizar suas atribuições diárias de acordo com as prioridades. Quando não há uma visão clara do grau de importância para cada atividade, é comum sair de uma reunião com demandas que sobrepõem outras que eram prioritárias, e por falta de visibilidade não é discutido e abordado no momento oportuno.

O PDCA, método de gestão que contempla Plano, Execução, Monitoramento/Estudo e Ação (ajuste, correção, atualização), visa a melhoria contínua e deve ser considerado para qualquer Programa Eficiente que busque aprimoramento. Ele é essencial para um efetivo Programa de Compliance, inclusive a ISO 37001 – Sistema de Gestão Antissuborno dispõe sobre esse método nos requisitos 9 e 10 a saber:

9. Avaliação do Desempenho: monitoramento, medição, análise e medição; e,
10. Melhoria: em caso de não conformidade, a ação corretiva e a melhoria contínua.

Cabe ao Maestro o maior peso quanto à responsabilidade de não deixar a orquestra desafinar. São muitos interfaces, ingerências, cobranças a colegas, inclusive aos cargos hierárquicos superiores, os quais exigem uma imagem fortalecida do Compliance Officer, como profissional organizado, diligente e ágil ao mitigar eventuais riscos e fragilidades presentes na Companhia.