Implementação de programa de integridade, por onde começar?

Planejamento do Programa de Integridade em uma organização.

A implementação de um programa de integridade poderá ocorrer de diversas formas, tomando com base leis estrangeiras, o decreto federal 8.420 de 2015, diversas orientações da CGU, bem como conteúdos disponibilizados por diversas instituições renomadas.

Por isso, a necessidade de inicialmente, a organização identificar o responsável por implementar “o conjunto de mecanismos e procedimentos internos de integridade com objetivo de detectar e sanar desvios, fraudes, irregularidades e atos ilícitos” conforme destaca o decreto 8.420/15.

Esse executivo terá quer ter autonomia, competência e reporte direto ao nível mais alto da organização, preservando a imparcialidade e disponibilidade de recursos compatíveis as suas atividades. A etapa inicial para implementação de um programa é conhecer o ambiente no qual a organização está inserida, considerando fatores internos e externos. Nessa fase, deverá existir uma mobilização da alta administração e gestores para realizarem conjuntamente um levantamento efetivo, pois com base nessa avaliação, todas as demais medidas serão tomadas.

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Posterior à avaliação de risco supracitada, caberá mapear as principais políticas para um funcionamento efetivo das operações da organização, destacando o Código de Conduta, principal política, pois o código proporcionará a todos os stakeholders o conhecimento dos princípios e valores da organização.

Trata-se de um documento que será revisado periodicamente, mas não deverá ter alterações substanciais, a menos que a organização tenha algo relevante para ser revisto, diferentemente das políticas de cunho operacional que deverão refletir o funcionamento real das atividades exercidas, prevendo controles que mitiguem eventuais riscos inerentes às operações.

Em seguida, destaca-se uma das etapas mais importante, o treinamento. É o mecanismo mais efetivo, por disseminar a cultura, a técnica, os valores e princípios da organização para todos os funcionários e terceiros. Quando a mensagem correta é transmitida, principalmente com o suporte da Alta Administração, há maior comprometimento e discernimento quanto ao correto e às consequências relativas à prática de um ato ilícito.

O próximo passo é auditar, monitorar, acompanhar as rotinas e tornar transparente os resultados desse monitoramento, incluindo nessa fase canal de denúncia e due diligenge, aplicado aos players identificados na 1ª etapa desse processo, a avaliação de risco. Por fim, com base nos resultados de auditoria, requer rever o programa de integridade, adequá-lo frente às mudanças e responder ativamente em caso de desvios, mantendo coerência, razoabilidade e proporcionalidade nas ações e na aplicação de disciplina.

O processo de implementação do programa de integridade é simples, quando há o comprometimento da alta administração e o incentivo às ações positivas. A atenção maior deve ser dada no que tange à definição de KPI´s corporativos e definição de metas complexas, os quais direcionam ao exercício de atos incompatíveis às boas práticas organizacionais.